HNEW - Hiệp hội nữ doanh nhân Hà Nội

QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

HIỆP HỘI NỮ DOANH NHÂN HÀ NỘI

( Ban Hành theo quyết định số … ngày ..tháng 9 năm 2008

của Chủ tịch Hiệp Hội)

I. QUY ĐỊNH CHUNG:

1. Nguyên Tắc Chung: HIệp Hội Nữ Doanh nhân Hà nội  (Gọi tắt là Hiệp hội) tổ chức hoạt động tài chính theo nguyên tắc :

. Tự chủ

. Tự thu, tự chi và đảm bảo nguồn thu để đáp ứng các hoạt động phát triển của Hiệp hội

2. Quản lý Tài chính tập trung thống nhất:

Mọi hoạt động tài chính của Hiệp hội được quản lý tập trung, thống nhất toàn hội trên cơ sở Tuân thủ Pháp luật nhà nước, Điều lệ hoạt động của Hiệp hội, và các qui định tại Qui Chế này.

3. Tiền mặt và Tài khoản Tiền gửi Ngân hàng của Hiệp hội:

• Chủ Tịch Hội là chủ Tài khoản, và có thể là một người được ủy quyền bằng văn bản của Chủ tịch hội.   
• Các hoạt động Thu – Chi bằng tiền của Hội cơ bản được thực hiện thông qua chuyển khoản
• Số dư quỹ tiền mặt trong từng thời kỳ do Chủ tịch hội qui định
• Mọi khoản thu – chi (bao gồm cả chi đào tạo, các hoạt động chuyên môn phát triển hội viên, các khoản thu tài trợ, ủng hộ .. ) đều phải kế toán qua quỹ của Hiệp hội; Phải được quản lý, sử dụng và hach toán kế toán theo đúng chế độ Tài chính – kế toán do Nhà nước qui định, theo qui chế này và theo Nghị Quyết của Ban Thường trực.

4. Ban Thường trực thực hiện quản lý thống nhất hoạt động tài chính của Hiệp hội.

• Chủ tịch Hiệp hội  chịu trách nhiệm chung về quản lý tài chính của Hiệp hội
• Báo cáo tài chính hàng năm phải được công khai, và  thông qua Ban Chấp Hành
• Kế hoạch tài chính hàng năm của từng Ban và của Hiệp hội do Ban thường trực thông qua
• Kế hoạch tài chính hàng quí/ 06 tháng  do văn phòng Hội và trưởng Ban tài chính lập, báo cáo Chủ tịch để quản lý và quyết định.
• Các văn phòng của Hiệp hội, các Ban phải phát triển đa dạng các hoạt động nhằm khai thác nguồn thu, gắn việc khai thác các nguồn thu với các mục tiêu phát triển của Hiệp hội
• Các hoạt động Chi phải đảm bảo đúng mục tiêu, theo kế hoạch,  tuân thủ qui chế, qui trình kiểm soát chi, đảm bảo chi tiết kiệm và hiệu quả. 
• Mọi khoản thu – chi của Hiệp hội phải đảm bảo có chứng từ, hóa đơn hợp lý, hợp pháp và phải được phản ánh đầy đủ trong hệ thống sổ kế toán của Hiệp hội. Đối với những khoản chi lớn hơn 1 triệu đồng không có được đầy đủ hóa đơn do khách quan thì phải có hợp đồng/ bảng kê... do chủ tịch Hiệp hội phê duyệt. Đối với các khoản chi nhỏ hơn 1 triệu có thể dùng “ Giấy đề nghị thanh toán”, có xác nhận của người thực hiện nhiệm vụ chi, xác nhận của kế toán văn phòng và do Chủ tich phê duyệt.

 

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

 

1. Các nguồn thu của Hiệp hội :

Các nguồn thu của Hiệp hội được phân loại, kế toán và báo cáo theo các nguồn sau:

1.1 Thu Hội phí:

- Văn phòng tổ chức thu hội phí theo đợt vào đầu Quý 1 và Quý 3 mỗi năm.

- Có hai hình thức thu: Thu trực tiếp từ Hội viên và Thu qua chuyển khoản vào tài khoản của Hội

- Vào đầu các quý 1 và 3 , Văn phòng sẽ liệt kê các khoản phải đóng góp của quý này và số hội phí còn nợ lại của hai quý trước đó, gửi cho hội viên . Nếu hội viên chậm đóng hội phí quá 1 tháng sẽ gửi thông báo lần 2 sau hai tháng sẽ gửi thông báo lần 3. Trong trường hợp thông báo lần 3 gửi đi quá 6 tháng mà vẫn chưa nhận được phản hồi từ phía Hội viên, Văn phòng báo cáo với Ban Hội viên và Ban Thường trực để có biện pháp giải quyết theo quy chế hoạt động Hội

1.2. Thu từ các hoạt động đào tạo – hội thảo:

- Khoản thu này được theo dõi chi tiết theo từng khóa học, hội thảo và tổng hợp theo kỳ báo cáo

- Kế toán văn phòng hội chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý chi tiết lớp học thông qua kế hoạch đào tạo từng tháng/ từng kỳ do Ban đào tạo thông báo

- Thực hiện quyết toán thu-chi theo từng lớp học, khóa hội  thảo có phê duyệt của chủ tịch Hội

1.3. Thu từ các tài trợ, ủng hộ :

- Chi tiết theo nguồn theo gắn với các hoạt động, các sự kiện, theo hoạt động của các ban.

- Nguồn thu tài trợ, ủng hộ do các Ban huy động được nhằm mục đích để chi phí cho các hoạt động của ban vẫn phải thực hiện quản lý tập trung qua văn phòng. Tuy nhiên, các trưởng ban được chủ động sử dụng nguồn thu này cho kế hoạch hoạt động đã được thông qua.

1.4. Thu từ các dự án quốc tế:  

1.5. Thu hoạt động khác : Thu Quảng cáo, thu phát hành báo chí, thu hoạt động website

1.6. Thu khác : thu lãi tiền gửi ngân hàng, các khoản thu khác không bao gồm trong 5 nguồn thu kể trên

2. Các khoản chi của Hiệp hội :

Các nguồn thu của Hiệp hội được phân loại, kế toán và báo cáo theo các nguồn sau:

2.1 Chi thường xuyên : Là các khoản chi để duy trì các hoạt động thường nhật của Văn phòng Hội, bao gồm các khoản chi phí sau:

(1)Thuê văn phòng: là khoản chi thuê văn phòng theo Hợp đồng thuê, được thanh toán định kỳ theo thỏa thuận đã ký trong HĐ thuê, do Chủ tịch Hội và quản lý văn phòng quyết định.

(2) Chi phí nhân viên : Bao gồm (1) Các khoản chi cố định là tiền Lương nhân viên văn phòng, các khoản chi BHXH, BH Y tế theo luật định; (2) Các khoản chi không thường xuyên là chi làm thêm giờ, chi phúc lợi khác, chi tiền thưởng (nếu có). Chi phí nhân viên được thanh toán cho các nhân viên văn phòng hiệp hội làm việc theo chế độ HĐ Lao động, do Chủ tịch hiệp hội ký và duyệt chi hàng tháng.

(3) Điện, Điện thoại, internet, nước  phục vụ hoạt động văn phòng: là khoản chi theo hóa đơn thực tế hàng tháng do điện lực / Bưu điện/Công ty nước sạch phát hành .

(4) Chi mua thiết bị, dụng cụ văn phòng không đủ tiêu chuẩn TSCĐ: khoản chi mua sắm này do chủ tịch Hội phê duyệt theo nhu cầu sử dụng thực tế, và theo kế hoạch do văn phòng hội lập

(5) Chi văn phòng phẩm (giấy, bút, file, mực...), cước phí gửi thư

(6) Chi mua sách, báo, tài liệu tham khảo

(7) Chi tiếp khách, đối ngoại, chi phí phục vụ các cuộc họp: theo mức từ 200.000 đến 1 triệu đồng do chủ tịch quyết định.

(8) Chi mua dịch vụ phục vụ làm việc ( IT, thuê hội trường..) , phục vụ hội họp BCH, tổng kết, gặp mặt hội viên.

(9) Chi hành chính khác: (i) chi phí việc hiếu, hỷ cho nhân viên văn phòng, và hội viên theo thông lệ chung với mức từ 200.000đ đến 500.000 đ do Chủ tịch quyết định (ii) Chi phí sửa chữa tài sản, dụng cụ làm việc.

Quy định :

• Văn phòng phải xây dựng kế hoạch chi thường xuyên cho 1 năm không chậm hơn ngày 15 tháng 12 hàng năm, và phải được Ban tài chính duyệt trước khi thông qua Ban Thường trực . Trong quá trình thực hiện , nếu các khoản chi vượt quá 5%/ tổng các chi phí hoạt động thì phải có ý kiến của Trưởng ban Tài chính của Hội và Chủ tịch Hội.
• Phụ trách kế toán của Hội được Ban Thường trực thống nhất bổ nhiệm và  giao nhiệm vụ quản lý các giao dịch thu-chi của hội. 

2.2. Chi hoạt động – là các khoản chi theo hoạt động của các Ban, bao gồm các khoản sau :

• Chi hoạt động đối ngoại
• Chi hoạt động từ thiện xã hội
• Chi các hoạt động đào tạo, hội thảo
• Chi hoạt động hỗ trợ hội viên
• Chi hoạt động quảng bá, quảng cáo bao gồm cả quà tặng
• Chi phí Tổ chức họat động của các Ban
• Chi phí họp : bao gồm họp Ban Chấp Hành, ban Thường trực, Chi Đại hội

 Quy định :

• Ghi rõ những khoản chi trong mục 2.2 được phép chi trên nguyên tắc thu đủ bù chi và phải lập kế hoạch trình Chủ tịch duyệt trước khi triển khai.
• Các ban chuyên môn phối hợp với ban Tài chính xây dựng kế hoạch thu chi của từng Ban cho mỗi năm. Kế hoạch thu chi hàng năm phải được trao đổi và thống nhất với Trưởng ban Tài chính trước khi đưa ra Ban Thường trực để thông qua và thực hiện .  
• Đối với các ban chuyên môn, khi có kế hoạch chi đột xuất không nằm trong kế hoạch đã được duyệt phải thông qua Trưởng ban Tài chính và Chủ tịch
• Không sử dụng ngân sách Hiệp hội cho các buổi họp, cho các chuyến công tác cho Hiệp hội. Đối với các trường hợp chi công tác tìm kiếm dự án và đối tác tài trợ, Hiệp hội sẽ hòan trả lại các khỏan chi này khi thực ký các Thỏa thuận tài trợ hoặc Dự án trên.
• Các trường hợp chi công tác theo kế hoạch và chỉ đạo của Hiệp hội cấp trên, hội sẽ hỗ trợ đến mức 50% chi phí vé máy bay (hạng economy class) cho chuyến công tác. Chủ tịch Hiệp hội sẽ quyết định việc này theo từng trường hợp cụ thể.
• Trong trường hợp đi công tác theo kế hoạch của dự án thì sẽ được hỗ trợ theo Quy chế Quản lý tài chính dự án.
• Các trường hợp chi cho việc hiếu (tứ thân phụ mẫu) không quá 200,000 VND
• Ban Tài chính khi tổng hợp kế hoạch thu chi của các hoạt động thuộc các Ban cần xem xét trên nguyên tắc Thu đủ bù chi và hướng tới có số dư.
• Bổ sung các quy định về :
  • thủ tục tạm ứng,
  • thanh quyết toán,
  • Mua sắm tài sản, quản lý hồ sơ tài sản
  • Trình tự thủ tục duyệt chi dự án
  • Trình tự, thủ tục thu tiền

(1) Trường hợp trội chi : các Ban cố gắng vận động từ các đơn vị DN thành viên, không được sử dụng vào quỹ hoạt động Hội nếu không được sự đồng ý của Chủ tịch

(2) Trội thu: Số tiền trội thu sẽ được nhập vào quỹ hoạt động hội khi chương trình kết thúc .

3. Qui định chi :

3.1.   Ưu tiên các khoản chi lớn hơn 5.000.000đ có thể thanh toán bằng Séc, hoặc ủy nhiệm chi qua tài khoản tại Ngân hàng

3.2    Các khoản không thể thực hiện chi qua tài khoản, mà phải chi bằng tiền mặt thì sau khi rút tiền về phải thanh toán ngay không được để tại quỹ .

3.3    Quỹ tiền mặt không được để tồn trên 10.000.000đ, trong trường hợp tồn quỹ trên 10.000.000đ thì phải có ý kiến của Chủ tịch. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu với thủ quỹ, kết sổ hàng tháng và có chữ ký phê duyệt của Chủ tịch

3.4    Phiếu thu được lập thành 3 liên , một liên cho người nộp tiền, 1 liên cho thủ quỹ và một liên lưu gốc tại kế toán (Đảm bảo đủ chữ ký của Kế toán , Người lập phiếu và Thủ quỹ)

3.5.   Phiếu chi được lập thành 3 bản , một bản thủ quỹ, một bản lưu theo chứng từ và một bản lưu tại gốc. Tất cả các phiếu chi đều phải có chứng từ kèm theo, Nếu không có chứng từ phải được sự xác nhận của người có thẩm quyền đối với nội dung chi ấy và phải thông qua Chủ tich.

3.6    Hoạt động đăng báo Chúc mừng : Văn phòng Hiệp hội thực hiện đăng báo chúc mừng Doanh nghiệp hội viên trong các dịp : khai trương nhà máy, Các doanh nghiệp đạt giải thưởng từ cấp thành phố trở lên ; Kỷ niệm 5 năm,10 năm,15 năm …thành lập; Các Đơn vị đón nhận chứng chỉ ISO. Kinh phí cho việc đăng báo chúc mừng được thu từ các doanh nghiệp Hội viên có nhu cầu tham gia chúc mừng, phần còn lại sẽ kêu gọi hỗ trợ từ phía đơn vị được đăng báo . Các hoạt động đăng báo chúc mừng khác dựa trên nguồn kinh phí hoạt động hội sẽ có ý kiến của Trưởng ban Hội viên và Trưởng ban Tài Chính, trưởng ban truyền thông hỗ trợ.

4. Quản lý các nguồn thu

4.1.   Mọi hoạt động tạo ra nguồn thu cho Hội được thực hiện theo kế hoạch hoạt động hàng năm do Ban thường trực phê duyệt. Những hoạt động mới phát sinh phải có ý kiến phê duyệt của Ban Thường trực.

 

4.2.   Khoản thu hội phí được phản ánh theo số phải thu. Cuối năm nhân viên kế toán và nhân viên quản lý Hội viên phải làm bản quyết toán tiền thu hội phí trong đó phản ánh rõ:

+ Số phải thu cuối năm trước chuyển sang

+ Số phải thu năm nay

+ Số đã thu năm nay

+ Số còn phải thu đến cuối năm

+ Trong đó, số còn phải thu sẽ thu được

+ Số còn phải thu có khả năng không thu được

Trong số còn phải thu đến cuối năm phải liệt kê theo từng công ty, từng Hội viên và xác nhận lại với Hội viên về số nợ phải thu và phải có biện pháp để thu đủ. Khoản hội phí không thể thu được phải giải trình rõ lý do. Những Hội viên vi phạm điều lệ Hội (2 năm liên tục không đóng hội phí và không liên lạc được) thì xoá tên hội viên.

4.3.   Mức thu phí các lớp đào tạo, tập huấn, hội thảo được quyết định dựa trên cơ sở dự toán thu bù chi có chênh lệch lãi do Chủ tịch Hội quyết định. Số thu phí các lớp được ghi sổ kế toán theo số phải thu và theo từng đối tượng. Trường hợp có chênh lệch lỗ (không thể tránh) thì được bù đắp bằng nguồn chênh lệch lãi của lớp khác trong năm.

 
5. Chế độ báo cáo : 

5.1    Báo cáo thu - chi hàng tuần phải được gửi cho Chủ tịch vào thứ Ba của tuần kế tiếp.

5.2    Báo cáo thu –chi hàng tháng phải được lập xong chậm nhất sau 05 ngày làm việc tính từ thời điểm kết thúc tháng trình chủ tịch.

5.3    Báo cáo mỗi chương trình hoạt động phải được lập xong và trình chủ tịch chậm nhất 10 ngày kể từ khi chương trình kết thúc .

5.4    Báo cáo quý lập và gửi Chủ tịch và trưởng Ban Tài chính trong vong 10 ngày sau khi kết thúc quí

5.5    Báo cáo 6 tháng phải được thông qua Ban Thường trong vòng 01 tháng.

5.6    Báo cáo năm sau khi thông qua Ban thường trực thi phải công khai trong Ban Chấp Hành trong vòng 02 tháng sau khi kết thúc năm.

6.      Phụ trách kế toán Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban Thường trực về các khoản thu chi phát sinh . Trong trường hợp các khoản thu chi ngoài dự kiến, Phụ trách văn phòng có trách nhiệm xin ý kiến phê duyệt của Chủ Tịch.

7.      Nhân viên văn phòng nghiêm túc thực hiện quy định quản lý tài sản Văn phòng theo quy định quản lý tài sản, thiết bị văn phòng. Đối với việc mua sắm trang thiết bị tại Văn phòng, Phụ trách Văn phòng phải lập kế hoạch và được chủ tịch phê duyêt.

8.      Các thành viên của Ban Thường trực, Văn phòng Hiệp hội nghiêm túc thực hiện quy chế này. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc phát sinh, phải đề xuất với trưởng ban tài chính và chủ tịch giải quyết.